SUDOCU.
Pilar tecnológico fundamental para el desarrollo de tareas administrativas remotas durante la pandemia, el sistema de gestión de documentos desarrollado por la UNGS, y utilizado en la actualidad por 18 universidades del país, es fruto de un trabajo permanente hacia la generación de herramientas integrales, innovadoras y sustentables que faciliten y agilicen los procesos y que anticipen demandas futuras. La Universidad, referente de innovación en el sistema universitario, presentó este año una versión mejorada.
Un desafío desvela a distintos equipos de la UNGS: pensar la gestión universitaria en forma integral, desarrollando herramientas innovadoras y versátiles que faciliten los procesos administrativos en una institución en continuo crecimiento y atendiendo a necesidades o demandas actuales, pero también futuras. SUDOCU, al igual que otros tantos desarrollos (UNGS Activa, Actas digitales), es resultado de una práctica diaria con estos horizontes en la mira.
En 2016, cuando el trabajo remoto e híbrido lejos estaba de ser evaluado como una posibilidad, la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (DGSyTI) de la Universidad comenzó a idear este Sistema Único Documental, cuyas siglas recuerdan al popular juego matemático. Había una demanda latente: el crecimiento de los equipos y del caudal de documentación hacían cada vez más necesario un sistema de gestión integral de documentos, expedientes y trámites que a partir de la digitalización fuera desplazando la utilización del papel. Dos años después, el Consejo Interuniversitario Nacional (CIN) eligió a SUDOCU para ser implementado en todo el sistema universitario del país, destacando sus múltiples ventajas, su versatilidad e integración con el ecosistema SIU (Sistema de Información Universitaria) y su autonomía en el manejo de los datos. Hoy lo utilizan 18 universidades.
La DGSyTI trabajó desde fines de 2019 junto a la Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario (SPDU) de la UNGS en su implementación. “Comenzamos a relevar diferentes circuitos para repensarlos digitalmente”, recuerdan Cecilia Campos, Natalia Iorio, Romina Sosa y Silvia Speziale, trabajadoras de la SPDU a cargo de este desafío. Con el objetivo de dar a conocer la herramienta y sus funciones básicas, realizaron reuniones con los distintos equipos de trabajo de las áreas administrativas de toda la Universidad, que así fueron familiarizándose con la herramienta. Sin embargo, la pandemia cambió los planes. O los agilizó. “Si bien SUDOCU había dado sus primeros pasos tiempo antes, el proceso se aceleró en pandemia debido a que surgió la necesidad de contar con una herramienta para seguir gestionando la Universidad”, cuenta el equipo de la DGSyTI, integrado por Analía Barberio, titular de la Dirección, Pablo Martínez y Daniela Guardado. “Lo que antes de la pandemia era una oportunidad de mejora, a partir del 20 de marzo de 2020 se convirtió en una necesidad imperiosa, que de alguna forma forzó y facilitó la implementación”, reflexionan.
Contra reloj
En momentos en que los tiempos apremiaban y había que actuar con rapidez para que las gestiones técnico-administrativas pudieran continuar desarrollándose en el marco del Aislamiento Social, Preventivo y Obligatorio (ASPO) y, de algún modo, para que la Universidad siguiera en pie, desde la Secretaría de Planeamiento iniciaron un intenso trabajo de implementación transversal del SUDOCU. Esto implicó capacitaciones con usuarios y usuarias, grupos de consulta y trabajo en un entorno de prueba, para concluir en la elaboración de instructivos (en texto y audiovisuales) y diagramas de flujo con el detalle de las tareas a realizar con sus respectivas indicaciones. Una vez cubiertas las necesidades más urgentes, se fue avanzando en el análisis y digitalización de diversos circuitos. Las ventajas fueron múltiples: SUDOCU permitió formalizar las gestiones administrativas, garantizar la seguridad de los procesos, unificar criterios y agilizar la gestión, registrar las intervenciones, implementar la firma electrónica y resguardar y agilizar el acceso a la documentación.
Dado el contexto, las capacitaciones y la implementación del nuevo sistema se realizaron teniendo en cuenta las particularidades de cada equipo, su disponibilidad y las posibilidades técnicas y de logística hogareña, trabajando de manera consensuada. “En un principio, como la implementación de todo sistema nuevo, generó dudas, inquietudes y resistencias, más aún en un contexto de pandemia y de aislamiento, donde toda capacitación debía ser virtual, y sobre un sistema desconocido para la mayoría, que cambiaba una forma de trabajar que venía funcionando”, advierte Juan José Donnelly, trabajador de la Secretaría de Administración. Con el tiempo, los equipos fueron comprendiendo la lógica de funcionamiento y descubriendo sus virtudes.
La Secretaría de Administración maneja una enorme cantidad de documentación y es una de las pocas dependencias de la UNGS que tiene un archivo de expedientes en estanterías. Antes del SUDOCU, todo expediente, memo o nota ingresaba físicamente por “mesa de entradas” y luego se enviaba al sector correspondiente. Como explica Donnelly, la llegada de la pandemia obligó a buscar una forma alternativa para continuar con los circuitos de gestión que no podían dejar de funcionar. “Improvisamos una forma de trabajar: recibíamos documentos escaneados por mail que iban pasando por diversas carpetas de un Drive, simulando la circulación física de los expedientes, con la idea de luego imprimirlos e incorporarlos al archivo”, detalla, y recuerda que a mediados de 2020, Gabriel Bello, exdirector General Económico Financiero de la Universidad, fue quien comenzó a promover la utilización del SUDOCU en el área, para aprovechar sus múltiples beneficios, lo que implicó un importante trabajo de articulación con la SPDU y la DGSyTI.
Ventajas sin fin
“Una universidad sin papeles”. Esa idea, latente durante años en conversaciones de pasillo, se volvió una posibilidad concreta. “SUDOCU transformó el modo de trabajar”, sostiene Donnelly. Desarrollado con tecnologías libres y abiertas, el sistema, además de agilizar los procesos y evitar la duplicación de tareas, permite el ahorro de papel y por consiguiente de espacios de almacenamiento y archivo. “Hoy estamos pensando en cómo reorganizar la oficina cuando se quiten las estanterías móviles”, anticipa. Desde los Institutos también acuerdan con esta idea de un rotundo cambio en el modo de trabajar. “Fue un trabajo intenso y duro dado que no solo tuvimos que adaptarnos al contexto de la pandemia sino además aprender e implementar un nuevo sistema que cambió en todo la manera de procesar la información”, aseguran, en diálogo con Noticias UNGS, trabajadores y trabajadoras nodocentes del Instituto de Ciencias, al destacar que en la actualidad utilizan SUDOCU en casi todos los circuitos que realizan. Para los equipos, entre otras ventajas, la herramienta acelera los procesos internos. Por ejemplo, tareas que antes se realizaban desde la gestión central, como la apertura de expedientes, ahora son realizadas por el área que lo solicita.
El sistema sigue creciendo en forma constante. Con la nueva versión 1.3, se agilizó la visualización y búsqueda de documentos y expedientes, se pueden autorizar múltiples tipos de firma en un mismo documento y se incorporaron nuevas herramientas y múltiples funcionalidades. Barberio subraya que la herramienta tiene todas las ventajas de las tecnologías más modernas que se utilizan en los esquemas conocidos como “en la nube”, pero con la posibilidad de instalación local sin costos de licenciamientos. De este modo, la autonomía con la que cuentan las universidades también se ve reflejada en la propiedad de los datos que manejan. Además, la herramienta trae aparejado un proceso institucional de transformación digital que tiene como pilar fundamental la ciberseguridad, un tema prioritario y urgente y una nueva cultura de trabajo que desde la Subcomisión de ciberseguridad del CIN, de la que forma parte Barberio, se busca promover hacia todas las universidades nacionales.
SUDOCU volvió visible a la UNGS como referente de innovación en el sistema universitario. En los últimos años, los equipos de la Universidad están a cargo de la mayoría de las exposiciones del Taller Anual del SIU y, en la conferencia de directores TIC de Instituciones de Educación Superior de América Latina (TICAL), los proyectos presentados por la Dirección son seleccionados año tras año por un comité de expertos internacionales para ser expuestos en los encuentros anuales y también publicados en distintos libros. “Este desarrollo es parte de una apuesta de la DGSyTI respecto a pensar la gestión universitaria de una forma integral y facilitadora, con la vista puesta en la innovación y los desafíos”, sostiene la directora.
Anticiparse a la posibilidad de un cambio de situación le permitió al equipo, que ya había atravesado una situación crítica similar durante la gripe A, ganar un tiempo muy valioso. Garantizar desde lo tecnológico las tareas de gestión fue solo una parte del intenso trabajo realizado desde el área en el contexto de la pandemia. Gracias al fortalecimiento de los servidores, la ampliación por cuatro de los recursos, la adecuación de la infraestructura, entre otras medidas, se dio continuidad a las tareas formativas y de continuidad pedagógica, así como al autogobierno en la Universidad. Barberio reflexiona y concluye: “SUDOCU demuestra que un desafío como el de permitir que una universidad siga en pie durante una pandemia puede estar a cargo de un equipo de nodocentes del sistema universitario con visión de futuro, capaz de anticiparse a necesidades que muy pocos pudieron detectar y decidido a llevar adelante la revolución documental”.
Analía Fasoletti
13/04/22
