SUDOCU. SISTEMA ÚNICO DOCUMENTAL.
La UNGS desarrolló un sistema de gestión documental electrónica de última generación que fue elegido por el Consejo Interuniversitario Nacional para ser utilizado en todas las universidades nacionales, garantizando una plena soberanía de la información.
Un sistema desarrollado por la UNGS para la digitalización e integración de la información que circula en las universidades fue elegido por el Consejo Interuniversitario Nacional (CIN) para ser implementado en todo el sistema universitario. El SUDOCU (Sistema Único Documental), además de agilizar los procesos y avanzar en el ahorro de papel, se destaca por su desarrollo de última generación y su versatilidad y facilidad de adaptación a otras instituciones, que, al contar de este modo con un sistema propio, pueden controlar el manejo de sus datos.
La Dirección General de Sistemas y Tecnologías de Información (DGSyTI) de la UNGS presentó SUDOCU a partir de una convocatoria del CIN surgida de la necesidad de contar con un Sistema de Expediente Electrónico en las universidades nacionales distinto del dispuesto para los organismos estatales por la Secretaría de Modernización de la Nación. “El sistema propuesto por el gobierno, además de tener algunos inconvenientes técnicos, tiene la particularidad de estar instalado en ‘la nube’ del Ministerio, lo que implica que todos los datos que se gestionan en la Universidad estarían depositados en el data center de Arsat”, explicó a Noticias UNGS la titular de la DGSyTI Analía Barberio. Por este motivo, y para mantener la autonomía y la soberanía sobre los datos, el CIN encomendó al Sistema de Información Universitaria (SIU) desarrollar o adaptar alguna solución que cumpla con estas premisas.
SUDOCU fue la solución elegida por un comité técnico como la más adecuada, entre otras cinco propuestas presentadas por las Universidades Nacionales del Centro de la Provincia de Buenos Aires, del Litoral, de La Matanza, del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires y de Rosario. Una de las razones de la elección es que SUDOCU es un sistema ya probado y que viene siendo utilizado en la UNGS, en una versión abreviada, que le ha permitido a la Universidad digitalizar resoluciones del Consejo Superior y de la Secretaría de Desarrollo Tecnológico y Social, convenios y otros documentos.
Las ventajas de SUDOCU son muchas. Integra múltiples fuentes de datos en una plataforma unificada, permitiendo establecer y descubrir vínculos y matrices de relación entre los documentos, sus ciclos de vida y los actores intervinientes. Integra las bases SIU-Guaraní (estudiantes y docentes), SIU-Mapuche (docentes, no docentes), SIU-Pilagá /SIU-Diaguita (proveedores e instituciones). Además, permite crear y gestionar documentos, hacer un seguimiento de los mismos y diagramar circuitos. Con SUDOCU los procesos se agilizan y se ahorra en mantenimiento y papel. El sistema se caracteriza también por su funcionalidad, adaptabilidad con facilidad de despliegue y rápido aprendizaje de la tecnología utilizada, interoperabilidad con otros sistemas y arquitectura que permite realizar adaptaciones y es escalable.
Luego de que el CIN eligiera SUDOCU, la DGSyTI comenzó a trabajar junto al SIU para liberar una primera versión a fines de marzo. Para Barberio, la decisión de elegir SUDOCU “posiciona a la Universidad en un lugar de reconocimiento técnico”. “Es muy importante que, en el contexto político actual, una universidad del conurbano tenga una solución de desarrollo propio que supera ampliamente las características técnicas y funcionales de lo que ofrece Modernización que busca imponer un sistema de Gestión Documental Electrónica vulnerando la autonomía universitaria”, afirmó.
La implementación de SUDOCU en el sistema universitario pone de manifiesto las sólidas competencias técnico-profesionales de los equipos de la UNGS y una perspectiva innovadora en su modo de resolución de los problemas. Y expresa el fuerte compromiso de la Universidad en continuar contribuyendo a la consolidación de un sistema universitario más integrado, más eficiente y más autónomo.
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